Практически любая трудовая деятельность требует организации рабочих процессов и организации документооборота. Это касается как крупных, так и мелких компаний. Отсутствие автоматизации этих процессов ведёт к большим накладным расходам и потерям прибыли в результате несвоевременной реакции на те, или иные события.
Разные компании решают эту проблему по-разному. Чаще всего, решением является создание своими силами структурированных файловых хранилищ на серверах локальной сети и обмен сообщениями с помощью электронной почты.
Хотя в какой-то мере это решает проблему, однако, в конечном итоге, оказывается не достаточно эффективным решением. Когда на файловом сервере содержится несколько десятков, а то и сотен тысяч документов - найти конкретный документ по его содержимому становится очень трудоёмкой задачей. Если создание или утверждение документа требует совместной работы нескольких сотрудников, то часто возникает путаница с версиями конкретного документа. Разграничение доступа к документам становится очень серьёзной работой, которая чаще всего ложится на сетевых администраторов (и реально не всегда даёт необходимые результаты).
Кроме работы с документами, современные компании работают с различными бизнес-записями и справочниками. Примерами таких записей являются: информация о клиентах и компаниях, карточки сотрудников, отметки о движении документов, списки товаров, отметки о времени выполнения работ, заказы, запросы и т.п.
Чаще всего для работы с подобной информацией используются разрозненные хранилища такие как MS Access, MS Excel или отдельные специализированные программы, которые зачастую охватывают только небольшую часть бизнес-процесса и никак не стыкуются с другими программами, отвечающими за другие аспекты работы компании.
Когда информация разрознена и находится на локальных компьютерах сотрудников, руководству компании, да и рядовым сотрудникам бывает очень сложно отследить на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, и что необходимо предпринять на текущей момент. А оценка состояния бизнес-процесса вцелом требует огромной и непродуктивной работы.
Для решения описанных выше проблем многие крупные и даже средние компании покупают программное обеспечение для автоматизации бизнес процессов (Contant Management System - CMS или/и Customer Relationship Management System - CRM), разработанное специализированными компаниями. Обычно, подобные системы очень дороги и требуют очень дорогой поддержки и настройки сотрудниками компании-разработчика.
Для мелких и части средних компаний цены подобных систем и стоимость их поддержки являются слишком высокими, но каков же тогда выход из положения? В качестве решения мы предлагаем развёртывание прорталов на основе Windows Sharepoint Services.
В чём выгода этого решения? Прежде всего, являясь мощным инструментом для автоматизации бизнес-процессов, данное решение является бесплатным с точки зрения приобретения программного обеспечения. Лицензия на установку WSS покрывается лицензией на приобретение Windows Server 2003 или 2008. WSS может работать с бесплатными версиями SQL Server Express 2005 и 2008 и требует для работы бесплатный пакет Microsoft .NET framework 3.0 или 3.5. Инструмент разработки Microsoft Sharepoint Designer 2007 с недавних пор тоже является бесплатным продуктом. Установка и настройка сервера специалистом занимает от двух до четырёх часов - это фактически и есть все затраты на развёртывание платформы в компании.
В комплект поставки WSS входят несколько готовых приложений для ведения бизнеса, однако не это главное. Процесс настройки платформы под конкретные бизнес-процессы прост и прозрачен и после непродолжительного обучения может осуществляется самими сотрудниками компании без привлечения программистов.
И хотя, наивно было бы полагать, что WSS в своей исходной поставке будет отвечать абсолютно всем требованиям потребителя, возможности его настройки, расширения и адаптации под конкретные нужды очень велики. Сотни компаний предлагают на рынок специализированные компоненты, улучшающие различные аспекты работы платформы и добавляющие ему новые возможности (features). Так же имеется большое количество бесплатных компонентов Sharepoint. Кроме того, являясь платформой для разработки приложений, технология Sharepoint предоставляет богатейшие возможности для программной модификации продукта под конкретные нужды.
Ферма Sharepoint представляет собой одно или несколько так называемых «веб-приложений» (Web Applications) работающих под управлением Microsoft Information Server (IIS) 6 или 7 . Каждое веб приложение содержит так называемые «веб-узлы» (Sites) - логически автономные части приложения, которые в свою очередь содержат библиотеки (хранилища документов). Представление информации конечному пользователю, управление информацией и взаимосвязи осуществляются с помощью "веб-частей" (web-parts), имеющих богатые возможности по настройке и управлению. Есть возможность создавать пользовательские веб-части.
WSS интегрирует в себя возможность организации "рабочих процессов" (workflows) - быстро- или долгоживущих программ управляющих бизнес-процессами на предприятии. Рабочие процессы могут выполняться моментально, или же, напротив, долгое время ожидать определённых условий и затем уже принимать необходимые решения. При этом сервер может быть перезагружен или на некоторое время выключен - это не останавливает выполнение рабочих процессов.
Рабочие процессы могут создаваться как программистами с помощью пакета Microsoft Visual Studio 2005 или 2008, так и опытными пользователями с помощью бесплатного продукта Microsoft Sharepoint Designer 2007 без программирования.
В пакет WSS входит мощная поисковая машина, которая позволяет индексировать не только элементы страниц и табличные данные в списках и библиотеках, но и содержимое документов, хранимых в Sharepoint.
Кроме бесплатной версии Windows Sharepoint Services 3.0 существует также платный Microsoft Office Sharepoint Server 2007, который, наряду со всеми возможностями, имеющимися в WSS 3.0 включает в себя такие как:
- Поиск по внешним источникам (сайтам и общим папкам)
- Социальные сети (автоматическое определение социальных взаимоотношений в организации)
- Персональные узлы (возможность сотрудников создавать собственные сайты)
- Определение целевых групп и направление определённого содержимого для определённых групп пользователей
- Сервер форм
- Сервер данных Excel
- Интеграция с другими бизнес-системами ( например SAP) и создание бизнес-каталога
- Множество других расширений и дополнений
Компания Microsoft постоянно улучшает и развивает платформу Sharepont. В ближайшее время компания выпускает новую линейку продуктов Sharepoint Server 2010, Sharepoint Foundation 2010 (WSS 4.0) и Sharepoint Designer 2010.
Ссылки:
| 26.02.2010 |
Ведущий разработчик ООО “ТекСелл Консалт”
Олег Гончарук
.gif)
|